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合同履行过程中的证据管理

打官司其实就是打证据,诉讼过程中一般情况下是“谁主张谁举证”,可以说,除了法律依据,双方履行权利义务的证据就成了决定案件胜负的关键因素。因此合同签订及履行过程中须高度重视证据的收集和保管,应及时、全面、客观地收集证据。

  1、保留原始证据

证据尽量收集原件、原物,并妥善保管。除特殊情形外,合同应采用书面形式。证据的收集包括合同对方主体证照、合同正本、副本及附件、告客户书、对方开户银行及银行账号资料、合同文本的签收记录、签证资料、合同当事人的往来函件、交货送货单据、检验验收资料、结算付款资料、变更及解除合同的协议及其他签订及履行合同的相关资料(包括文书、传真、电子邮件等),尤其是能证明我方应享有某项权利、已经履行了某项义务的书面证据,及能证明对方负有某项义务、应承担某项责任的书面证据。

 2、保留送达证据

除了保留往来中形成的原始书证之外,还需要对履行通知义务、协助义务等事实或行为保留证据。这些事实或行为往往难以证明,这就需要考虑用特殊的通知方式以便保留送达证据。例如,对于书面通知,许多当事人采用EMS等挂号邮寄方式投递,并在信封上注明内件的内容及份数,如“《解除红土镍矿购销合同通知函》一份”等,并在投递完成后将邮局提供的回单或将网上查询结果作为送达的依据。从目前的司法实践来看,法院一般都会认可这种通知方式视为已经履行通知义务的,因为即使内件没有收到,但信封上已经注明内容为“解除红土镍矿购销合同”,因而可以视为完成了送达。

 3、利用公证保留证据

由于公证证据在效力上要强于普通证据,特别是目前的网络证据及电子合同等证据的固定大多只能通过公证的方式加以解决,因此证据公证是一种有效的证据保留形式。在实践中,电话录音等许多传统证据虽然具有证据效力,但常常由于无法确定确切地通话时间、通话人以及是否经过剪辑,往往无法被法院或者仲裁机构采纳。而对通话过程进行公证则可以很好地解决这一问题,从而使经过公证的通话录音成为非常有力的证据。此外,公证证据还能更为有效的固化双方的权利和义务关系,比如赠与公证相对于普通赠与具有不可撤销性,遗嘱公证相对于普通遗嘱具有优先适用的效力,甚至某些公证书可以直接作为人民法院的执行依据,而不必经过诉讼,提升了证据效力。

 4、传真证据保留

通过传真方式签订合同的须注意传真件效果,如是传真专用纸应及时复印,传真原件及复印件须妥善保管。要及时把双方口头达成的协议事项书面固定下来,要及时收集对我方有利的证据材料;不得擅自向对方出具对我方不利的书面资料。

 5、录音、摄像证据保留

录音、摄像是取得证据的一种重要形式。只要不是以侵害他人合法权益或者违反法律禁止性规定的方法取得的,都可作为认定案件事实的依据。因此,合同签订及履行过程中,尤其是发生合同纠纷后协商谈判过程中须谨防对方通过谈话录音或电话录音来收集对我方不利证据,当然,我方也可以通过这种谈话录音或电话录音方式来收集对我方有利的证据,再与其他证据相互印证,构成完整的证据链后就能形成重要的证据。

 6、加强内部证据管理

公司及各业务部门应建立健全合同出借、领用等合同档案管理制度并严格执行,妥善保管合同资料,保证合同资料的完整性。业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台账,分别按业务进展情况和收付款情况一事一记,做到准确、及时、完整。经办人员应按公司的要求定期或不定期汇总各自工作范围内的合同订立及履行情况。

作者:李鸣鸿

来源:《合同法律风险管控节点例析与实务操作》

 

 

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